Логотип Красномовець

2 Квітня, 2021

ШКОЛА КРАСНОМОВЕЦЬ

Як створити ефективну презентацію ?

Руслан Ружицький,
консультант з публічних виступів, адвокат

У цій статті ми детально розберемо, як правильно зробити такий тип презентації як мультимедійну презентацію спікера. Зокрема, ви отримаєте відповіді на такі запитання:

  1. Коли використовувати презентацію;
  2. Етапи створення презентації;
  3. Види візуальної інформації на слайдах;
  4. Як закінчити презентацію;
  5. Техніка виступу зі слайдами.

Коли використовувати презентацію

Презентації підходять не для всіх видів промов. Це залежить від аудиторії, формату виступу та інформації, яку треба донести. Зазвичай слайди створюють для наукових, технічних промов, де є багато даних (презентація на тему фінансів, програмування, хімія, фізика, біологія тощо), а також для презентації продуктів.

Крім того, треба врахувати звички слухачів. Якщо, наприклад, ви виступаєте перед фінансовими аналітиками чи працівниками сфери ІТ, які звикли сприймати інформацію в графіках і діаграмах, то використовувати слайди до презентації буде доречно. А от перед пенсіонерами, які ніколи їх не бачили і ще й, можливо, мають поганий зір, варто виступати без мультимедійної презентації.

Водночас ми знаємо багато відомих ораторів, переконливі промови яких живуть дотепер. Від Демосфена і Цицерона до Лінкольна та Черчилля. Всі ці промови відомих людей виголошені без слайдів та додаткового візуального оформлення. І нам навіть не спаде на думку покращувати їх презентаціями.

Тому слайди не є умовою гарного виступу, вони є опцією. До того ж, слухачі ніколи не скажуть: “Вав! Я ніколи не забуду ці графіки чи слайди”.

Як правильно створити презентацію

Є два правила створення презентацій та використання слайдів. Дотримання цих правил знімає усі невизначеності та запитання на будь-якому етапі створення презентації: чи під час обдумування концепції, чи під час створення дизайну слайдів, чи під час самого виступу.

Правило 1: Спочатку текст виступу, а потім слайди

Виступ оратора є головним і первинним відносно до слайдів.

Правильна підготовка виступу має починатися з того, що оратор, залежно від події, аудиторії та цілей виступу має:

  • визначитися на яку тему зробити презентацію (виступ);
  • обдумати структуру;
  • подумати чим виступ наповнити.

І лише після цього він має проаналізувати, чи доцільно створити презентацію візуальну, чи допоможе це краще донести тему та досягнути цілі виступу.

Текст виступу треба підготувати так, щоб спікер міг виступити і пояснити все навіть без слайдів. Якщо без допомоги якогось слайду не виходить зрозуміло донести інформацію, то спочатку треба попрацювати над текстом.

Детальніше про те, як правильно підготувати текст для публічного виступу читайте в статті “Як вдало написати промову: Структура та приклади”.

Про те як шукати цікаві теми для презентацій читайте в статті “Цікаві теми для публічних виступів”.

Якщо у вас немає часу на підготовку тексту, а попереду відповідальний виступ, де треба справити враження на публіку, переконати чи мотивувати людей – замовляйте в нас послугу “Підготовка до виступу”.

Правило 2: Слайди не для спікера, а для аудиторії

Завдання презентації – допомогти аудиторії, а не спікеру.

Спікер має використовувати слайди для того, щоб допомогти слухачам зрозуміти його слова та покращити їхнє сприйняття, а також запам’ятати найважливіші моменти виступу.

Якщо слайд виконує ці завдання, то можна включати його в презентацію. А якщо спікер хоче створити презентацію як конспект тексту для читання, тоді такий слайд зайвий.

Щоб перевірити доречність слайдів, можна запитати себе:

  • Чи вони дійсно щось ілюструють або пояснюють?
  • Чи вони ілюструють те, що насправді потребує ілюстрації?
  • Чи може слухач відразу їх зрозуміти?

Які цілі можна досягнути завдяки презентації

Слайди стають потужним доповненням для тексту, якщо дотримуватися згаданих правил. Зокрема, з їхньою допомогою можна досягнути такі цілі:

  1. Зробити зрозумілішою інформацію та спростити її сприйняття аудиторією.
  2. Підсилити переконливість слів спікера завдяки наочним доказам та виклику емоцій.
  3. Покращити запам’ятовування інформації аудиторією.
  4. Активізувати увагу та інтерес аудиторії.
  5. Структурувати інформацію для слухачів, щоб вони краще розуміли хід виступу, його блоки та етапи.
  6. Скоротити текст виступу за допомогою фото, графіків чи відео, які швидко показують те, що довго та складно пояснювати.
  7. Контролювати час виступу, бо вони дають спікеру розуміння, де він знаходиться.
  8. Сприяти побудові авторитету спікера, коли якісні інтерактивні презентації підтверджують професійність.

Види інформації на слайдах

За допомогою презентації можна пояснити цифри, процеси, зробити порівняння, показати зв’язки, надати візуальні докази чогось тощо. Є різні види візуальної інформації на слайдах.

Фото

Це той випадок, коли краще один раз побачити, аніж сто разів почути. Крім того фото можна використовувати як тематичний, або просто фон для тексту.
До речі, кольорові фото зазвичай ефективніші, ніж чорно-білі, тому надавайте перевагу їм. А чорно-білі можна використати для контрасту.

Лінійні графіки

Їх можна використовувати для демонстрації трендів, змін протягом часу, впливу одних речей на інші. Наприклад, можна показати як підвищення середньої температури повітря у світі вплинуло на площі льодовиків за останні 20 років.

Гістограми (стовпчики)

Ними можна показати порівняння або контраст різних числових величин.

Кругові графіки

Вони допоможуть показати співвідношення між частинами та цілим, показати пропорції, проценти, розподіл частин.

Інфографіка

Дозволяє показати графіки та числові дані через зображення, щоб зробити їх менш формальними і зрозумілішими; допомагає візуалізувати інформацію.

ЦЕ Зображення вище наведено для прикладу. Для живого публічного виступу воно не підходить, бо має забагато інформації. Його доцільно розділити на три слайди.

Схеми

Це поєднання тексту з зображенням, коли спікеру треба показати інформацію комплексно. Це може бути процес, ланцюжок подій, зв’язків, структура та подібне. Наприклад, можна показати ієрархію в злочинній організації, корупційну схему чи організацію замовного вбивства. Або план гри в нападі баскетбольної команди та інше.

Малюнки, карти

Допомагають подати інформацію у форматі, який легко сприймати.

Аудіо та відео кліпи

Тут такий самий принцип, як для фото – краще один раз побачити, ніж сто разів почути. Але для ефективності відео та аудіо має бути не довшим, ніж 30 секунд у виступі тривалістю до 10 хвилин. А якщо це лекція, що триває довше, то відео має тривати до однієї хвилини. Але пам’ятайте, що аудиторія має запам’ятати ваші слова, а не відео.

І останній елемент – це текст. Більше про нього розкажу в наступному розділі статті.

Якщо ви дочитали до цього місця, то ви точно любите і не боїтеся читати корисні книги. Тому пропоную прочитати статтю “Топ-7 книг про ораторське мистецтво, презентації, публічні виступи”, у якій йдеться про базовий пакет книг, які, на мій погляд, обов’язково треба прочитати, щоб готувати ефективні публічні виступи.

Наші курси та послуги:

Способи створення презентації

Презентації можна створювати як в інтернет сервісах, так і стаціонарними програмами на комп’ютері. Найпопулярніші програми для створення презентації онлайн це Canva та Google Slides.

Однак більше можливостей ви отримаєте, коли віддасте перевагу створенню презентацій в PowerPoint або в Keynote. В них, по-перше, є більше шаблонів, зразків презентацій PowerPoint та Keуnote з готовими шрифтами, кольорами та фонами. По-друге, більше можливостей для дизайну.

Незалежно в чому ви робите презентацію, найпоширеніша і найбільша проблема оформлення презентацій – на них забагато тексту. Тому перша відповідь на запитання “як правильно оформити презентацію” – скоротити текст. Якщо на слайді мало тексту, то він не відволікає увагу слухачів і вони можуть сконцентруватися на тому, що говорить спікер.

Зменшення текстової частини на слайді також дасть:

  • Більше можливостей для дизайну (бо з’явиться вільне місце).
  • Зменшить ризик викликати в аудиторії нудьгу.
  • Підвищить зрозумілість та чіткість меседжу спікера.

Щоб на слайдах було менше тексту, візьміть за основу принцип: одна думка – один слайд. І вам відразу стане легше жити, тобто легше створити презентацію. А щоб отримати до легкості ще й впевненість, озбройтеся цими рекомендаціями по оформленню презентації в PowerPoint, Keynote чи іншому сервісі.

1. Ліміт тексту на слайді

Немає правил, що на слайд не можна розміщувати список більше ніж на п’ять пунктів, або що речення не може складається більше ніж зі шести слів. Головне – це ясність і простота. Якщо треба більше тексту, щоб цього досягнути, тоді можна його додати. Наприклад, можна використати довгу цитату чи витяг з документа.

2. Пункти по одному

Якщо треба подати перелік пунктів (наприклад, шість), то треба їх давати по одному. Щоб не було такого, що ви говорите про перший пункт у списку, а на слайді у вас вже всі шість пунктів. Бо тоді невідомо, де буде увага ваших слухачів: чи на пункті один, чи два, чи чотири.

3. Правильна кількість слайдів

Нема правильної кількості слайдів. Якщо спікер бачить, що доцільно дати візуальну інформацію, то її треба давати. Головне цю інформацію давати просто, зрозуміло і без переповнення.

4. PowerPoint чи Keynote вкінці

Починайте створення слайдів, коли готовий текст. Бо поки нема принаймні його першої чернетки, ми ще не знаємо, що саме нам треба показати.

Якщо насамперед почати оформлення презентації в PowerPoint, ви станете заручником слайдів: буде шкода їх видаляти, ви намагатиметесь підігнати під них текст, а в кращому випадку – витратите час на те, щоб їх переробити.

5. Списки – так, але можна без маркування

Марковані та нумеровані списки збільшують читабельність і допомагають організувати ідею. Водночас використовуйте їх, коли вони реально потрібні. Якщо ми подаємо кожну тезу на окремому слайді, то номер чи інше маркування не варто ставити – це зайвий елемент.

Так само на одному слайді можна розмістити кілька пунктів без нумерації, але збільшити відстань між абзацами, щоб було видно, що вони самостійні.

6. Зайвий дизайн

Уникайте зайвого дизайну елементів, який відволікає від думки (дизайн заради дизайну). Наприклад, логотипи на кожний слайд, іконки чи зображення, які нічого не несуть та інше. Слайд має бути чистий, не засмічений.

Як закінчити презентацію

Про те як закінчити свій публічний виступ, що сказати вкінці читайте статтю “5 секретів, як навчитись виступати та впливати на аудиторію”.

Але яким зробити останній слайд? Маю три простій рекомендації.

По-перше, не варто на слайді писати дякую за увагу. Я думаю зрозуміло чому, враховуючи все про що йшлося в цій статті вище. Крім того, ви цю фразу зможете сказати усно.

По-друге, якщо у вас була презентація на тему, яка передбачає переконати аудиторію щось зробити, то на слайді обов’язково треба написати текст з закликом до дії.

По-третє, на слайді можна поставити свій логотип та контакти (соцмережі, ютуб канал, сайт).

Техніка виступу з презентацією

Під час виступу зі слайдами діють загальні правила для техніки виголошення промови. Детальніше про правила читайте в статті “Прийоми привернення (підтримання) уваги аудиторії”.

Серед наших курсів ораторського мистецтва є курс з тренування техніки подачі “Оратор на щодень 2.0”. На ньому можна навчитися вільно і гарно говорити в будь-яких ситуаціях, бути цікавим співрозмовником і сформувати свій авторитет у людей. Дізнайтеся про курс більше.

Поряд з тим у виступах з мультимедійними презентаціями є декілька важливих моментів. Тому потрібно думати не тільки про те, як створити слайд, але і як його подати аудиторії.

1. Оголосити слайд

Спочатку треба оголосити слайд, а потім його вмикати. Спікер веде слайди, а не слайди спікера, він головний герой виступу.

Після демонстрації слайду можна зробити паузу, щоб слухачі роздивилися його, а тоді можна продовжувати говорити. Таку паузу можна використати, щоб подивитися в конспект. Це буде гармонійно виглядати, бо аудиторія буде зайнята слайдом. І одночасно не буде такого, що ви вже говорите, а вони ще дивляться на слайд і не слухають вас.

2. Не заступати екран

Стійте збоку від екрану, щоб не заступати його. Якщо потрібно перейти в протилежний бік, зробіть це тоді, коли дали запитання слухачам і декілька секунд подумати. При підготовці тексту ви можете спеціально розставити запитання у відповідних місцях тексту, щоб робити такі переходи.

3. Не показувати спину

Не обертатися до аудиторії спиною. Спікери роблять так, коли хочуть подивитися, який слайд показується. Але це можна успішно зробити, коли ми стоїмо збоку від екрану і лише трохи розвернемося до нього.

Ви також можете поставити на столі чи кафедрі ноутбук і бачити, який саме слайд відображається.

4. Читати можна

Часто можна почути пораду для виступів з презентаціями – не читати слайди. Але вона не зовсім правильна. Важливо не давати в слайдах зайвий текст і не використовувати його як конспект.

Але якщо ви при створенні презентації зробили все правильно, зокрема врахували правила (слайди для аудиторії і слайди додаток до тексту), то на них і не буде, що читати. Там буде мінімум тексту.

В той же час слайди можна і навіть деколи треба читати. Наприклад, можна прочитати цитату чи якесь правило. Це і підсилить слова, і покращить запам’ятовування.

Також можна коментувати схему чи графіки. Не всім може бути добре видно текст, тому нічого поганого в цьому немає.

5. Зробити анонс

Коли демонструєте відео чи аудіо, треба оголосити про що воно буде і, якщо доцільно, сказати, на що потрібно звернути увагу. Так аудиторія краще їх краще зрозуміє і винесе те, що ви хотіли.

Якщо спікер демонструє схему чи графік, то варто перед цим пояснити, про що буде йти мова, щоб аудиторія одразу розуміла слайд, коли на нього подивиться.

6. Репетиції

І останнє, але, мабуть, найважливіше правило – потренуйтеся перед виступом. Ви будете виглядати природніше, менше вживати слів-паразитів і збиватися. Завдяки цьому ваш виступ буде йти одним потоком, слухачі не будуть відволікатися і краще сприйматимуть інформацію. Ви тренуєтесь не для себе, а для слухачів.

***

Отож, тепер ви знаєте, як зробити ефективну презентацію. Сподіваюся, стаття вам була корисна. Пропоную також дізнатися більше про презентацію на тему, яку робить кожен – презентацію про себе. Для цього читайте нашу статтю “Цікава розповідь про себе та успішна самопрезентація”. В ній є приклади презентації себе у різних ситуаціях перед різною аудиторією.

Усім Красномовець!

Ружицький Руслан Усі записи
Підписатися на розсилку про публічні виступи

Підписатися на розсилку про публічні виступи